Au début de chaque semaine, il y a 2 types de personnes qui se croisent au bureau. Celle qui pense le lundi est la pire journée et celle qui est excite à l’idée de démarrer une nouvelle semaine.

Les personnes faisant partie du 2ème groupe ont certainement pris une partie de leur dimanche pour écrire leur liste de taches à faire ainsi ils peuvent être efficace dès qu’ils arrivent au bureau. Le premier groupe, lui, a peut-être fait la même chose mais malgré tout n’est pas enthousiaste par rapport à la semaine de travail qui commence.

L’enthousiasme n’est pas suffisant pour s’assurer qu’on aura une semaine efficace. Si on veut compléter notre liste de tâches, avoir seulement de l’enthousiasme est insuffisant. Il faut aussi identifier et se débarrasser des habitudes qui qui nous empêchent d’être plus productif. J’appelle ces habitudes des « pertes de temps ». Dans cet article, je vais lister mes plus grandes pertes de temps et comment on peut les contrôler ou s’en débarrasser.

1. Activer les notifications sur ton téléphone intelligent

Gary Vaynerchuk dit dans un de ces podcasts que les applications qui apparaissent sur le premier écran de ton téléphone intelligent en dit long sur tes intérêts dans la vie. La majorité d’entre nous a Twitter, Linkedin, Facebook, Instagram et les messages textes sur notre téléphone. Beaucoup de personnes tendent à avoir des notifications activées pour tout ou partie de leurs applications. À chaque fois qu’une notification apparait durant la journée de travail, on arrête notre tâche, on vérifie ce qu’il y a, on réagit par rapport à cela et garde cela pour au final gaspiller de l’énergie pour reprendre notre concentration sur ce qu’on a à faire pour le travail. Éteindre les notifications sur notre téléphone intelligent (incluant les messages texte) est une manière efficace de gagner du temps. Il faut vérifier les notifications pendant la pause du midi ou à des moments précis de la journée.

2. Avoir des petites conversations avec des collègues bavards

Attention : je n’ai pas dit que vous devez ignorer vos collègues! Étant donné que la majorité d’entre nous travaille en équipe, il est important de faire attention à l’humeur, la santé et la situation de nos collègues. Cependant, il y a un seuil au-delà duquel votre productivité est impactée. Pour éviter cela, utilisez les pauses de midi ou des « pauses café » (même si je ne bois pas de café) avec eux pour avoir ces agréables conversations. Certaines organisations aujourd’hui ont des espaces de clavardage telles que Slack dans lesquelles des conversations liées au travail ou à des choses mondaines se tiennent. L’avantage principales de ces espaces est qu’on peut y participer à notre convenance.

3. Répondre à des appels non sollicités

Je ne réponds aux appels entrants venant de personnes spécifiques : ma famille, quelques amis, les institutions publiques (services gouvernementaux, etc) et toute organisation avec laquelle je sais qu’il y a quelque chose à régler. Pour les autres appels, si je suis en rencontre ou concentré sur une tâche, j’ai tendance à écouter mes messages vocaux qu’à des moments spécifiques de la journée. Beaucoup de temps est gaspillé à répondre à des sondages, des appels « de 5 minutes » et avoir des conversations mondaines au téléphone. Prendre des moments spécifiques de la journée pour répondre et passer ses appels peut augmenter ta productivité.

4. Assister à des rencontres sans ordre du jour

C’est une grosse source de perte de temps. Une rencontre qui n’a pas d’ordre du jour précis ou dont l’ordre du jour n’est pas respecté est très courant et résulte souvent en une perte de temps pour plusieurs personnes. Vous pouvez être dans une salle avec beaucoup de personnes très compétentes et finalement passer la rencontre à vous demander pourquoi vous êtes venu. Si vous organisez une rencontre, donnez toujours un ordre du jour et des objectifs. Si vous êtes invités, demandez systématiquement quels sont les objectifs et l’ordre du jour de la rencontre. Cela vous permettra de déterminer les choses suivantes :

  • Suis-je la bonne personne pour assister à la rencontre?
  • Dois-je suggérer un autre invité à la rencontre?
  • Dois-je apporter du capital intellectuel ou matériel pour répondre aux objectifs de la rencontre?

En conclusion, si vous prenez l’habitude de vérifier vos notifications qu’à des moments spécifiques de la journée, limitez vos conversations mondaines avec vos collègues à des pauses café ou le midi, écoutez vos messages vocaux pour les appels entrant non importants et avez un ordre du jour pour toutes vos rencontres, vous serez mieux équipé pour avoir une semaine de travail productive.

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